IVL Swedish Environmental Research Institute

HR/personalavdelningen (HR) har under de senare decennierna genomgått en transformation som innebär att HR ska sträva efter att differentiera sina insatser utifrån de behov som finns. En drivkraft har varit att få professionell status och ställning, men även att bli en mer strategisk och värdeskapande funktion i verksamheten.

Utgångspunkten för denna studie är att arbetsmiljöfrågor ska hanteras av arbetsgivare och arbetstagare/skyddsombud i nära samverkan. I lagstiftningen har HR ingen definierad, formell roll när det handlar om det systematiska arbetsmiljöarbetet. HR-funktionen har dock fått en allt viktigare roll i organisationers ledning och styrning och mycket tyder på att HR:s inflytande över arbetsmiljöarbetet också har ökat. Det finns emellertid inte särskilt mycket forskning om hur deras roll fungerar i praktiken. Projektets syfte var att undersöka HR-funktionens roll i det systematiska arbetsmiljöarbetet inom kommun- och landstings/regionsektorn.

I samråd med projektets referensgrupp valdes HR-funktioner i sex organisationer, med en variation i storlek och geografi. Vi har besökt varje verksamhet och medarbetare inom HR-funktionen, chefer och skyddsombud har intervjuats.

Resultatet visar att HR på olika sätt bidrar i arbetsmiljöarbetet, framför allt i frågor inom organisatoriska och sociala arbetsmiljöområden. HR-funktionen kan ha en viktig roll i arbetsmiljöarbetet genom att jobba strategiskt med arbetsmiljö, vilket är i linje med HR-transformationskonceptet, men för att detta ska ge eftersträvat resultat, behövs ett bredare grepp.

HR:s insatser behöver utvidgas, intensifieras och struktureras för att ge resultat i form av ett mer effektivt förebyggande arbetsmiljöarbete. För att bättre kunna bidra och utveckla sin roll i SAM behöver HR-funktionen:

- Ha relevant och tillräckligt bred kunskap. Arbetsmiljökunskap behöver ingå i HR-/personalutbildningar. HR-specialister behöver förståelse för hur arbetsmiljöarbetet kan integreras i verksamheten för att drivas effektivt och systematiskt. Kunskap om grundprinciperna i SAM (systematik, förbättring och integrering i verksamhetsstyrningen) hos centrala aktörer är avgörande för ett väl fungerade arbetsmiljöarbete.

- Finnas nära verksamheten och stödja chefers SAM. Chefer behöver ofta nära stöd för att klara arbetsmiljöarbetet såsom det är tänkt att fungera. Det finns risk att viktiga frågor faller mellan stolarna när HR-funktionen distanserar sig från verksamheten och främst arbetar med OSA-frågor och reaktiva insatser som rehabilitering, liksom när HR tar över alltför mycket ansvar för det löpande arbetsmiljöarbetet.

- Utveckla arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet ur ett strategiskt perspektiv. HR-funktionen kan ha en viktig övergripande och samordnande roll när det gäller riskbedömningar, medicinska kontroller och uppföljningar av handlingsplaner. Andra delar som gynnas av en strategisk och framsynt HR-funktion är omvärldsanalys och tolkning av Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

- Förstå och stödja samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Samverkan är centralt i arbetsmiljöarbetet och HR kan fylla en viktig funktion genom att stödja både struktur och innehåll. HR behöver dock utveckla arbetsformer för detta, vilka ofta skiljer sig från arbetsformerna i övrigt HR-arbete.

During the last few decades, Human Resources (HR) has gone through a transformation which involves differentiating its efforts based on the needs of the organization. A driving force for HR has been to gain professional status and position, but also to become a more strategic and value-creating function in the business.

Employers are required to cooperate with employees and safety representatives about the work environment and occupational health- and safety management (OHSM). According to the legislation, Human Resource/HR has no formal role in OHSM. During the past decades, HR has become an increasingly important actor within the management of organizations, and there are also indications that HR’s influence over health and safety management has increased. However, research on how their role works in practice is sparse. The purpose of the project was to investigate HR's role in OHSM within the municipal and county council/regional sector in Sweden.

Six organizations were selected after consultation with the project reference group. In each of the six cases, interviews were conducted with HR employees, managers and safety representatives.

The results show that HR contributes in various ways to OHSM, especially regarding issues within areas of organizational and social work environment. By strengthening HR's knowledge in the work environment area, the function can be developed to better support and engage managers and employees in OHSM.

HR's efforts need to be expanded, intensified and structured to strengthen preventive OSHM. To better contribute and develop its role, the HR function needs to:

- Have relevant and sufficiently broad knowledge. Work environment knowledge needs to be included in HR/personnel educations. HR specialists need an understanding of how work environment work can be integrated into the business in order to be run efficiently and systematically. Knowledge of the basic principles; systematics, improvement and integration in operational management at central actors is crucial for a well-functioning OHSM.

- Work close to the business and support the managers’ OHSM. Managers often need close support to cope with the work environment work as it is supposed to work. There is a risk that important issues fall between the chairs when the HR function distances itself from the business and primarily works with OSA issues and reactive initiatives such as rehabilitation, as well as when HR takes over too much responsibility for the ongoing OHSM.

- Develop the work environment and OHSM from a strategic perspective. The HR function can have an important overall and coordinating role in terms of risk assessments, medical checks and follow-up of action plans. Other elements that benefit from a strategic and forward-looking HR function are external analysis and interpretation of regulations from the Swedish Work Environment Authority.

- Support collaboration between employers and employees, which is central to the OHSM. Here, HR needs to develop work forms that are often different from the work methods for a large part of the other HR work.

Under de senaste decennierna har personalarbetet influerats av idéer som drivit utvecklingen mot en alltmer affärsorienterad och värdeskapande human resource-funktion (HR). Ur ett juridiskt perspektiv har HR-funktionen ingen uttalad roll eller ansvar i arbetsmiljöarbetet, utan det är upp till varje arbetsgivare att utforma dess roll i arbetet med att skapa god arbetsmiljö. Denna rapport syftar till att belysa HR-funktionens roll i det systematiska arbetsmiljöarbetet inom kommuner och landsting/regioner mot bakgrund av de senaste decenniernas utveckling av personalarbetet, där HR-funktionen i många fall fått en alltmer strategisk, men samtidigt också specialiserad roll i organisationen.